Como criar e executar uma régua de cobrança?
Quando se trata de cobranças, muitas empresas enfrentam desafios para receber os pagamentos em dia. A régua de cobrança automatizada pode ser uma solução eficaz para lidar com essa questão.
Neste post, vamos explicar os principais pontos sobre como fazer régua de cobrança e como executá-la!
Entenda a régua de cobrança: o que é e como funciona?
Primeiramente, a régua de cobrança é um conjunto de ações sequenciais que visam a cobrar os clientes de forma organizada e estruturada. Ela é composta de diversas etapas, do primeiro contato com o cliente até a tomada de medidas legais, caso necessário.
A ideia é que a empresa estabeleça uma rotina de cobrança para não perder o controle dos valores devidos. Ao mesmo tempo, essa rotina deve ser feita de forma correta para manter um relacionamento saudável com os clientes.
Entendeu como funciona a régua de cobrança, o que é e como ela trabalha em prol da saúde financeira da empresa? Então veja a seguir como fazer a régua de cobrança automatizada.
Como criar e executar uma régua de cobrança automatizada?
O Brasil registrou, em 2022, quase 70 milhões de inadimplentes. Nesse cenário, as empresas devem buscar formas de diminuir os riscos de não recebimento. Uma boa maneira é saber como fazer a régua de cobrança automatizada. Confira!
1. Defina as etapas e os prazos da régua de cobrança
Antes de mais nada, o primeiro passo para implementar esse processo é definir as etapas e o prazo para cada uma delas.
Os prazos devem ser realistas e levar em conta o histórico de pagamentos do cliente. Isso significa definir a data de vencimento do pagamento e o momento do envio dos alertas. Se estamos falando de mensalidades e assinaturas, é possível juntar a data de recebimento. Em geral, os alertas são enviados:
- Cinco dias antes do vencimento;
- No dia do vencimento da conta;
- Cinco dias após o vencimento.
2. Trace as estratégias de cobrança
É importante também que a empresa esteja preparada para tomar medidas adicionais caso o prazo não seja cumprido.
Para isso, é preciso traçar quais serão as estratégias de cobrança. Veja algumas opções:
- Personalize as abordagens aos clientes para tornar a relação mais amigável e pessoal.
- Mantenha atualizada a ficha de cadastro dos consumidores para não ter problemas ao entrar em contato.
- Dependendo da situação e da expertise de sua equipe, terceirize a cobrança para padronizar a abordagem e evitar constrangimentos.
- Crie modelos de comunicação para cada etapa da régua de cobrança. Considere que devem ser claros e objetivos e informar o cliente sobre a dívida, os prazos e as consequências da inadimplência.
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3. Determine as formas de contato com o cliente
O próximo passo para aprender como fazer a régua de cobrança é definir as formas de contato com o cliente. Isso inclui e-mails, telefonemas, mensagens de texto, entre outras.
Novamente, é importante que a empresa tenha uma lista atualizada dos contatos dos clientes para garantir que as mensagens cheguem. Nesse processo, não se esqueça de analisar as métricas para entender os resultados da cobrança.
Se a taxa de abertura do e-mail está efetiva, a mensagem e o título do e-mail chamam a atenção do devedor. Caso contrário, pode ser interessante optar por outra forma de contato.
4. Automatize
Uma régua de cobrança automatizada é aquela em que algumas etapas são executadas automaticamente por um sistema de gestão de cobrança.
Na prática, os alertas são enviados pelo próprio sistema conforme as datas definidas. Assim, ao reduzir a interferência humana no processo, há menos chances de erros. Além disso, você desfruta de maior produtividade da equipe e preserva a relação com o cliente.
A régua de cobrança automatizada é uma estratégia eficaz para lidar com a inadimplência e manter um relacionamento saudável com os clientes. Para criá-la e executá-la, é importante definir as etapas e os prazos do processo. Determine também as formas de contato com o cliente, com boas estratégias, e utilize um sistema de cobrança.
Em resumo, com uma régua de cobrança bem estruturada, a empresa pode garantir que as ações sejam tomadas no tempo certo. Dessa forma, aumenta as chances de receber os pagamentos em dia.
Aprenda a cobrar o cliente inadimplente do jeito certo!
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