Como obter um Certificado Digital?

O certificado digital é uma ferramenta essencial para garantir a segurança em transações eletrônicas, como a assinatura de documentos, entrega de declarações fiscais e acesso a sistemas do governo. Se você está se perguntando como obter um certificado digital, este guia vai explicar tudo o que você precisa saber, passo a passo.

Acesso rápido:

• O que é o certificado digital e para que ele serve?
• Quais os principais modelos de certificado digital?
• Qual o melhor tipo de certificado?
• Como obter meu certificado digital?
• Renovação
• Quais são as vantagens?

O que é o certificado digital e para que ele serve?

Em resumo, um certificado digital é um arquivo eletrônico essencial que funciona como uma identidade digital com validade jurídica, garantindo a autenticidade de transações online. Ele é utilizado para diversas finalidades, como a entrega de declarações fiscais, acesso a sistemas governamentais e assinatura de documentos oficiais, tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas.

Esse certificado contém informações criptografadas do CPF ou CNPJ e é validado por uma Autoridade Certificadora (AC), que assegura a veracidade dos dados. Ao usar o certificado digital, é possível realizar transações eletrônicas com mais segurança e agilidade, além de garantir a integridade das informações em documentos assinados digitalmente.

Com o uso crescente da tecnologia e a necessidade de maior proteção nas transações online, esse documento tem se tornado uma ferramenta indispensável para a segurança jurídica e a facilidade de processos administrativos e fiscais.

Quais os principais modelos de certificado digital?

Antes de mais nada, existem diferentes tipos de certificados digitais, e cada um é destinado a uma necessidade específica, tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas. Ao escolher um, é essencial entender as características de cada modelo para garantir que ele atenda às suas necessidades de forma adequada. A seguir, conheça os tipos disponíveis no mercado:

Tipo A – certificado de assinatura digital – A1, A3, A4

O Tipo A é o tipo mais utilizado de certificado digital e pode ser aplicado para conferir autenticidade a qualquer tipo de documento e arquivo virtual. Seu principal objetivo é identificar o assinante, confirmar a integridade do documento e atestar a autenticidade da operação realizada.

Esse modelo de certificado é indicado para profissionais liberais, independentemente da área de atuação, que precisam realizar o envio de documentos digitais assinados. Organizações que têm um grande volume de validação de documentos também podem otimizar o trabalho utilizando-se desse certificado.

Tipo S – certificado de sigilo/confidencialidade – S1, S3, S4

O certificado tipo S é um modelo que busca trazer sigilo para uma determinada transação, já que, por meio de sua utilização, é possível criptografar os dados de um documento, que, a partir desse momento, só poderá ser acessado por meio de um certificado autorizado, evitando, assim, o vazamento de informações.

Ou seja, ao utilizar o tipo S, o conteúdo do documento assinado se torna inacessível para pessoas que não tenham autorização e, com isso, é muito mais seguro transmitir informações sigilosas pela rede. Empresas que precisam trocar informações de cunho sigiloso constantemente podem se valer dessa proteção.

Tipo T – certificado de tempo T3

O certificado digital tipo T é mais conhecido como carimbo de tempo, uma vez que seu objetivo é atestar quando um documento digital foi emitido, tornando evidente a data e a hora que determinada informação digital passou a existir.

Como esses dados poderiam ser facilmente adulterados para beneficiar uma das partes, em uma ação judicial, por exemplo, o tipo T utiliza uma terceira parte certificadora para atestar o exato instante em que o documento foi emitido, evitando fraudes. Pode ser utilizado em conjunto com os demais certificados para garantir ainda mais segurança às transações.

e-CPF 

O CPF, principal documento de identificação de pessoa física, também tem uma versão digital para garantir a autenticidade das transações eletrônicas realizadas por pessoas físicas. É possível realizar várias ações em formato digital, assim como assinar contratos, criar procurações online e ter acesso ao site da Receita Federal.

O e-CPF funciona com criptografia de dados, oferecendo segurança, sigilo e integridade de dados. Utiliza-se da mesma tecnologia do certificado A, podendo ser emitido com o tipo A1 ou A3.

e-CNPJ

A versão digital do CNPJ, principal identificação de pessoa jurídica no Brasil, garante a autenticidade e a integridade de transações de empresas no meio eletrônico. As organizações que têm um e-CNPJ podem fazer procurações, fechar contratos, entre outras ações que poderiam ser realizadas fora do ambiente virtual.

Por exigência da Receita Federal, apenas o responsável direto pelo CNPJ da empresa poderá responder pelo e-CNPJ. Assim como o e-CPF, ele é emitido e armazenado utilizando os modelos A1 e A3.

NF-e

Um dos mais importantes quando falamos em certificados digitais para empresas é o NF-e, arquivo que garante a autoria e a validade jurídica das emissões de notas fiscais pela empresa aos órgãos responsáveis. O certificado digital NF-e pode ser atribuído diretamente a um funcionário, sem a necessidade de compartilhar o e-CNPJ da empresa, trazendo, dessa forma, mais segurança para a operação.

Ele é utilizado para assinar as notas fiscais eletrônicas emitidas, garantindo, assim, maior segurança contra qualquer tipo de fraude e cumprindo com todas as exigências dos órgãos fiscalizadores. Entre os documentos que podem ser emitidos e assinados com o NF-e, estão:

• NF-e: nota fiscal eletrônica;
• NFA-e: nota fiscal avulsa eletrônica;
• NFC-e: nota fiscal de consumidor eletrônica;
• NFS-e: nota fiscal de serviço eletrônica.

Lembrando que o tipo de certificado a ser escolhido depende do sistema/aplicação onde ele será utilizado. Informe-se com o responsável pelo seu equipamento ou consulte a devida documentação para verificar se há alguma restrição para uso do tipo A1 ou A3.

Qual o melhor tipo de certificado digital?

O certificado ideal depende de diversos fatores, como o porte da empresa. O A3 acaba ficando mais barato para algumas, mas é muito menos flexível do que o A1 para emissão de documentos fiscais em grande quantidade.

Em algumas operações, como grandes varejos, o A3 é praticamente inviável. Além disso, a maior parte dos softwares web de emissão de documentos fiscais eletrônicos requer instalação do certificado em um servidor na nuvem, o que só é possível com o A1.

Como obter meu certificado digital?

Antes de mais nada, para obter um certificado digital no Brasil, escolha uma Autoridade Certificadora (AC) como Certisign, e solicite o seu tipo desejado (A1 ou A3) no site da AC. O processo inclui a validação da sua identidade, que pode ser feita de forma presencial ou online, e o pagamento da taxa correspondente. Após a emissão, você instala o certificado no seu computador ou recebe um dispositivo físico. 

Renovação de certificado

Os Certificados Digitais, tanto para pessoa física (e-CPF) quanto os direcionados para empresas (e-CNPJ), possuem validade de 1 ou 3 anos. É preciso ter atenção quanto ao vencimento do Certificado Digital para que a rotina do empresário não seja prejudicada.

Isso porque, após expirado, ele perde seu valor. Essa perda de valor faz com que o certificado não possa ser mais utilizado e, consequentemente, isso gera alguns problemas, por exemplo, o não cumprimento dos compromissos fiscais mensais que uma empresa possui e que precisam ser assinados digitalmente, gerando a aplicação de multas. Para quem é pessoa física, pode ficar sem acesso aos portais que usam o Certificado digital como mecanismo de acesso, por exemplo, o site da e-CAC da Receita Federal, eSocial e assinatura digital de documentos.

Você também pode gostar: 8 dicas para organizar suas finanças pessoais

Quais as vantagens de utilizar um certificado digital?

1. RG do mundo digital

O Certificado é um documento que identifica inquestionavelmente pessoas e empresas no meio eletrônico, por isso é considerado o RG do mundo digital. Por meio da criptografia de dados, garante a autenticidade e a integridade das transações realizadas.

2. Usado para assinar documentos

Por conta do rigoroso processo de emissão e a tecnologia da criptografia de dados, o documento possibilita ao titular autorizar transações e até mesmo assinar documentos no meio eletrônico, com o mesmo valor de uma assinatura de punho autenticada, dessa forma, deixando de lado o uso de papel e caneta.

3. Garante mobilidade

Se ele identifica no meio eletrônico, logo proporciona mobilidade. Com o Certificado, por exemplo, é possível formalizar negócios a longa distância. Um empresário daqui do Brasil pode concretizar um negócio com outro empresário que estiver em viagem na China. Em suma, basta eles acessarem a plataforma para assinaturas de documentos, via celular, tablet ou computador, e assinar com o Certificado.

4. Reduz os custos

Por permitir que processos sejam realizados do início ao fim no meio eletrônico, o Certificado Digital diminui gastos relacionados à compra, impressão e armazenamento de papel, ao transporte e à mão de obra, porque melhora a eficiência operacional.

Isso representa um grande indicador de sucesso, pois, além de reduzir custos operacionais, também otimiza o tempo, permitindo que os colaboradores foquem as energias em tarefas que trazem mais resultados para a empresa.

5. Proporciona agilidade e praticidade na execução de tarefas

Com o Certificado Digital, o trabalho de assinar e gerir documentos é otimizado e concluído com maior rapidez e segurança. Assim, os negócios podem ser formalizados a qualquer hora e em qualquer lugar, gerando mobilidade aos usuários.

6. Garante segurança jurídica 

Todo documento assinado com Certificado Digital possui validade jurídica e a mesma confiança pública que um cartório garante. Isto é, em poucos cliques, qualquer arquivo eletrônico pode ser assinado com valor jurídico. E todo o processo, antes burocrático, fica simples e prático.

Em resumo, obter um certificado digital atualizado é fundamental para preservar a segurança, a autenticidade e a credibilidade das suas operações, ou da sua empresa. Para evitar imprevistos e garantir que todo o processo ocorra sem riscos, busque sempre o suporte de profissionais especializados. Uma orientação correta faz toda a diferença na rotina do seu negócio.

Gostou desse texto? Deixe seu comentário! Visite também o nosso blog e saiba mais sobre o mundo financeiro. <3

Escrito por Patrini Leite

Especialista em marketing, fã de Taylor Swift e apaixonada por boas histórias.